Viele Gründer und Unternehmer stellen sich früh die Frage: Wie kann ich als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen? Besonders in den ersten Jahren der Selbstständigkeit spielt die Umsatzsteuer eine entscheidende Rolle – egal, ob Sie Kleinunternehmer, Freiberufler oder gewerbetreibend sind.
In diesem Artikel beleuchten wir, wie Sie sich umsatzsteuerlich richtig verhalten, wann Sie tatsächlich umsatzsteuer befreit sind, und wie Sie bei der Rechnungstellung und im Umgang mit dem Finanzamt keine Fehler machen.
Als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen
Der Beitrag erklärt Ihnen außerdem, wann Sie Rechnungen ohne Mehrwertsteuer schreiben dürfen, wann die Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist und wie Sie Ihre Buchhaltung auch ohne ausgewiesene Umsatzsteuer sauber führen.
Was bedeutet es, als Selbstständiger ohne MwSt einzukaufen?
Wenn man als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen möchte, meint man in der Regel zwei Dinge: entweder will man beim Einkauf keine Mehrwertsteuer zahlen, oder man möchte diese nicht ausweisen müssen. In Deutschland wird die Umsatzsteuer, auch Mehrwertsteuer genannt, in der Regel auf alle Lieferungen und Leistungen erhoben, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt erbringt.
Die Möglichkeit, umsatzsteuerfrei zu agieren, ist vor allem durch die Kleinunternehmerregelung gegeben. Diese ermöglicht es Ihnen, umsatzsteuer befreit zu wirtschaften, wenn bestimmte Umsatzgrenzen eingehalten werden.
Wichtig: Wenn Sie von der Umsatzsteuer befreit sind, dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen und können auch keine Vorsteuer geltend machen. Das ist ein klarer Nachteil, wenn Sie viel investieren.
Wann ist man als Unternehmer umsatzsteuerbefreit?
Nicht jeder Unternehmer muss Umsatzsteuer zahlen. Eine Umsatzsteuerbefreiung kann auf verschiedene Arten erfolgen:
- Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
- Tätigkeiten, die steuerfrei sind (z. B. Heilberufe, Bildungsangebote)
- Innergemeinschaftliche Erwerbe mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Wenn Sie beispielsweise Freiberufler sind und ausschließlich umsatzsteuerbefreite Leistungen erbringen, gelten besondere Regelungen. Auch im Kleingewerbe oder beim nebenberuflich selbstständig Arbeiten können Sie oft von der Mehrwertsteuer befreit sein – vorausgesetzt, Sie überschreiten die Umsatzgrenze von 22.000 Euro im Vorjahr nicht.
Dennoch gilt: Auch wenn Sie als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen, müssen Sie sich korrekt beim Finanzamt anmelden, und Ihre Entscheidung für die Kleinunternehmerregelung klar dokumentieren.
Kleinunternehmer nach §19: Vorteile und Bedingungen
Die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG ist eine steuerliche Vereinfachung, bei der Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen müssen. Voraussetzung ist, dass Ihr Umsatz im vergangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 Euro bleibt.
Die Vorteile:
- Weniger bürokratischer Aufwand: keine Umsatzsteuervoranmeldung, keine monatlichen Meldungen ans Finanzamt.
- Einfache Rechnungsstellung: eine Rechnung ohne Umsatzsteuer genügt.
- Möglichkeit, als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen zu agieren – z. B. bei bestimmten innergemeinschaftlichen Einkäufen.
Beachten Sie: Sobald Sie die Umsatzgrenze überschreiten, gelten Sie als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer. Ein Wechsel in die Regelbesteuerung ist dann notwendig, und Sie müssen die abzuführende Umsatzsteuer in voller Höhe an das Finanzamt zahlen.
So erstellen Sie korrekte Rechnungen ohne Umsatzsteuer
Wenn Sie Kleinunternehmer sind oder aus anderen Gründen umsatzsteuerbefreit, schreiben Sie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer. In diesem Fall verzichten Sie auf den Ausweis eines Steuersatzes (z. B. 19 Prozent Umsatzsteuer) und ergänzen stattdessen einen Hinweis:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Wichtig ist, dass Ihre Rechnung dennoch vollständig ist. Sie muss folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift von Ihnen und dem Leistungsempfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Beschreibung der Lieferung oder Leistung
- Netto-Betrag
- Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung
Fehlen diese Angaben, kann das für Ihre Kunden bedeuten, dass sie keine Vorsteuer geltend machen können – was vor allem im B2B-Bereich kritisch ist.
Vorsteuer und Umsatzsteuer-Voranmeldung richtig verstehen
Sobald Sie umsatzsteuerpflichtig sind, haben Sie Anspruch auf Vorsteuerabzug. Das bedeutet: Sie können die in Ihren Einkäufen enthaltene Umsatzsteuer mit der von Ihren Kunden eingenommenen Umsatzsteuer verrechnen.
Beispiel: Sie stellen eine Rechnung über 10.000 € zzgl. 1.900 € Umsatzsteuer und kaufen Waren im Wert von 5.000 € zzgl. 950 € Umsatzsteuer. Dann müssen Sie nur die Differenz, also 950 €, an das Finanzamt abführen.
Diese Berechnung erfolgt über die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Sie je nach Unternehmensgröße monatlich oder vierteljährlich einreichen müssen.
Als Kleinunternehmer sind Sie davon befreit – aber: Sie dürfen auch keine Vorsteuer abziehen. Wenn Sie viele Anschaffungen tätigen, kann es wirtschaftlich sinnvoller sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten.
Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen: Wer muss, wann und wie viel?
Die abzuführende Umsatzsteuer ergibt sich aus der Differenz von eingenommener Umsatzsteuer (z. B. durch Rechnungsstellung) und bezahlter Vorsteuer (z. B. durch Wareneinkauf). Die Zahlung erfolgt an das Finanzamt, meist über das ELSTER-Portal.
Die Fristen sind streng:
- Monatlich: Bei Umsatzsteuerlast von über 7.500 € im Vorjahr
- Vierteljährlich: Bei Umsatzsteuerlast zwischen 1.000 und 7.500 €
- Jährlich: Unter 1.000 €
Wer diese Fristen versäumt, riskiert Zinsen und Säumniszuschläge. Wichtig: Auch wenn Sie als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen, müssen Sie bei Leistungen aus dem Ausland unter Umständen die Steuerschuld übernehmen (Reverse-Charge-Verfahren) und diese korrekt versteuern.
Als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen: Die Umsatzsteuerpflicht im Nebenerwerb und bei Kleinunternehmen
Immer mehr Menschen arbeiten nebenberuflich selbstständig oder betreiben ein Kleinunternehmen. Auch in diesen Fällen gelten die gleichen Regeln wie bei Vollzeitunternehmern. Die Kleinunternehmerregelung kann hier besonders sinnvoll sein, um Bürokratie zu vermeiden.
Allerdings dürfen auch nebenberufliche Unternehmer nicht vergessen, sich rechtzeitig beim Finanzamt zu melden, eine Steuernummer zu beantragen und ggf. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu führen – insbesondere bei grenzüberschreitenden Leistungen innerhalb der EU.
Wer als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen möchte, sollte genau prüfen, ob die Umsatzgrenzen eingehalten werden – sonst wird aus dem Kleinunternehmen schnell ein voll umsatzsteuerpflichtiger Betrieb.
Relevante Umsatzgrenzen und Steuersätze im Überblick
| Bereich | Betrag/Steuersatz |
|---|---|
| Kleinunternehmergrenze | 22.000 € im Vorjahr, 50.000 € im laufenden Jahr |
| Regelsteuersatz | 19 Prozent |
| Ermäßigter Steuersatz | 7 Prozent (z. B. Bücher, Kunst, Lebensmittel) |
| USt-Voranmeldungspflicht | ab 1.000 € Umsatzsteuer/Jahr |
Die Einhaltung dieser Grenzen entscheidet darüber, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind – oder weiterhin als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen dürfen. Wer diese Zahlen überschreitet, wird automatisch steuerpflichtig und muss die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.
Fallbeispiele: Wann Sie wirklich als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen können
Fall 1: Kleinunternehmer bestellt Drucker
Sie sind Kleinunternehmer und kaufen einen Drucker für Ihr Büro. Sie zahlen den Bruttopreis, erhalten aber keine Vorsteuer zurück. Trotzdem war der Einkauf ohne Ausweis von MwSt.
Fall 2: Innergemeinschaftlicher Einkauf aus Spanien
Sie kaufen Software von einem Anbieter in Spanien. Mit gültiger Umsatzsteuer-ID erhalten Sie eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer. Die Steuer schulden Sie dann in Deutschland – aber nur, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind.
Fall 3: Freiberuflicher Yogalehrer
Als freiberuflicher Yogalehrer erbringen Sie eine umsatzsteuerbefreite Leistung. Ihre Einkäufe gelten als privat, wenn sie nicht für betriebliche Zwecke verwendet werden. Sie können zwar nicht als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen, aber Ihre Tätigkeit ist dennoch steuerfrei.
Fehler vermeiden: Was das Finanzamt nicht verzeiht
Das Finanzamt nimmt es bei der Umsatzsteuer sehr genau. Diese Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden:
- Umsatzsteuer ausweisen, obwohl Sie Kleinunternehmer sind
- Rechnungen ohne Umsatzsteuer ohne gesetzlichen Vermerk
- Fristversäumnisse bei der Umsatzsteuervoranmeldung
- Unvollständige Buchhaltung oder falsche Umsatzangaben
- Steuerliche Pflichten bei Auslandsumsätzen ignorieren
Wenn Sie unsicher sind, ob Sie wirklich als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen dürfen, holen Sie sich Unterstützung – z. B. durch eine digitale Steuerlösung für Selbstständige oder einen Steuerberater.
Fazit: Als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen
Wer als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen möchte, sollte genau wissen, unter welchen Voraussetzungen das möglich ist und welche steuerlichen Pflichten dennoch bestehen. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG bietet eine gute Möglichkeit, sich von der Umsatzsteuer zu befreien und bürokratischen Aufwand zu vermeiden – allerdings auf Kosten des Vorsteuerabzugs.
Auch innergemeinschaftliche Einkäufe mit Umsatzsteuer-ID oder spezielle Tätigkeiten, die umsatzsteuerbefreit sind, eröffnen legale Wege zum Einkauf ohne Mehrwertsteuer. Wichtig ist dabei immer eine saubere Buchführung, korrekte Rechnungen und die rechtzeitige Kommunikation mit dem Finanzamt. Nur wer die Regeln kennt und einhält, kann langfristig sicher, effizient und steuerlich korrekt arbeiten.
FAQs: Als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen – Wir antworten auf Ihre Fragen
Kann ich als Gewerbetreibender ohne MwSt. einkaufen?
Ja, als Gewerbetreibender können Sie unter bestimmten Voraussetzungen ohne Mehrwertsteuer einkaufen. Das ist vor allem dann möglich, wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fallen oder beim Einkauf das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommt – etwa bei Leistungen aus dem EU-Ausland oder Drittländern.
Ein weiterer Fall ist der innergemeinschaftliche Erwerb innerhalb der EU mit einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. In solchen Fällen wird der Nettopreis berechnet, und Sie müssen die Umsatzsteuer im eigenen Land selbst versteuern, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind. Wer hingegen umsatzsteuerbefreit ist (z. B. als Kleinunternehmer), kauft in der Regel brutto ein und kann die enthaltene Steuer nicht abziehen.
Warum zahlen Selbstständige keine Mehrwertsteuer?
- Wenn sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden
- Weil sie mit ihren Umsätzen unter 22.000 Euro im Vorjahr geblieben sind
- Da sie umsatzsteuerbefreit tätig sind (z. B. bei bestimmten Berufsgruppen wie Ärzten oder Dozenten)
- Um bürokratischen Aufwand zu vermeiden, insbesondere in der Anfangsphase
- Weil sie keine Vorsteuer geltend machen möchten oder können
Bekommt man als Selbständiger die Mehrwertsteuer zurück?
Ja, das ist möglich – aber nur, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind. Dann können Sie die beim Einkauf gezahlte Mehrwertsteuer als Vorsteuer abziehen, sofern die Ausgaben betrieblich veranlasst sind.
Beispiel: Sie kaufen einen Laptop für 1.190 € (inkl. 190 € MwSt). Als umsatzsteuerpflichtiger Selbstständiger können Sie die 190 € als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern. Voraussetzung ist eine korrekte Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer sowie eine ordnungsgemäße Buchhaltung und Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Sind Sie dagegen Kleinunternehmer, können Sie keine Mehrwertsteuer zurückholen, da Sie im Gegenzug auch keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen dürfen.
Wann kann man ohne MwSt. kaufen?
| Voraussetzung | Beschreibung |
|---|---|
| Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) | Keine Umsatzsteuer auf Ausgaben oder Einnahmen; Einkauf erfolgt brutto |
| Innergemeinschaftlicher Erwerb (EU) | Nettoeinkauf möglich bei gültiger USt-IdNr.; Steuer wird im Inland abgeführt |
| Reverse-Charge-Verfahren | Leistung aus dem Ausland: Steuerpflicht liegt beim Empfänger |
| Umsatzsteuerbefreite Tätigkeiten | Bestimmte Berufsgruppen wie Ärzte, Schulen, Dozenten kaufen steuerfrei ein |
| Einkauf von Kleinunternehmern | Wenn der Verkäufer selbst Kleinunternehmer ist, stellt er keine MwSt. in Rechnung |
Diese Optionen ermöglichen es Ihnen, ohne direkte Mehrwertsteuerzahlung einzukaufen – je nach Ihrer steuerlichen Einstufung und dem Kontext des Geschäfts.
