International verkaufen: Was ist eine VAT Nummer und warum brauchst du sie?

Wer als Unternehmer oder Selbstständiger den Schritt ins Auslandsgeschäft wagt, stößt früher oder später auf die Frage: Was ist eine VAT Nummer und wie funktioniert sie eigentlich? Ob du digitale Dienstleistungen in andere EU-Länder verkaufst, einen Online-Shop betreibst oder regelmäßig Waren exportierst – ohne diese spezielle Steuerkennung kann es schnell zu Problemen mit dem Finanzamt kommen.

Was ist eine VAT Nummer

In diesem Artikel zeigen wir dir ganz konkret und einfach erklärt, warum die VAT Nummer so wichtig ist, wie sie sich von der Steuernummer unterscheidet, wie du sie beantragst und richtig einsetzt. Du bekommst außerdem praxisnahe Tabellen, Beispiele und Antworten auf häufige Fragen. Lies weiter – besonders, wenn du dein Business auf den europäischen Markt ausweiten willst.

Was ist eine VAT Nummer und warum ist sie für dein Business so wichtig?

Die Frage „Was ist eine VAT Nummer“ lässt sich einfach beantworten: Es handelt sich um eine eindeutige steuerliche Identifikationsnummer, die ein Unternehmen benötigt, wenn es innerhalb der Europäischen Union grenzüberschreitende Geschäfte tätigt. Sie dient der Zuordnung im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer.

Diese sogenannte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist verpflichtend, wenn du Produkte oder Dienstleistungen an Unternehmen in einem anderen EU-Land verkaufst. Ohne eine gültige VAT Nummer verlierst du im schlimmsten Fall das Recht auf steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen – und musst nachträglich Umsatzsteuer zahlen.

Außerdem ist die VAT Nummer ein zentraler Bestandteil deiner Buchhaltung. Sie muss auf Rechnungen erscheinen, bei vielen Plattformen wie Amazon oder Etsy hinterlegt sein und wird oft vom Kunden zur Prüfung der steuerlichen Gültigkeit verlangt.

Was ist eine VAT Nummer und wie unterscheidet sie sich von der Steuernummer?

Viele verwechseln die VAT Nummer mit der Steuernummer – dabei erfüllen sie ganz unterschiedliche Aufgaben.

Die VAT Nummer ergänzt also die Steuernummer, ersetzt sie aber nicht. Sie wird zusätzlich benötigt, wenn du internationale Geschäftspartner hast oder ins EU-Ausland lieferst.

Was ist eine VAT Nummer in Deutschland konkret?

In Deutschland wird die VAT Nummer als Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) bezeichnet. Sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben und basiert auf § 27a des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Sie beginnt mit dem Länderkürzel „DE“ und besteht danach aus neun Ziffern. Beispiel: DE123456789. Sie dient der eindeutigen Identifizierung eines Unternehmens im EU-Ausland und ist somit ein wichtiges Instrument für den reibungslosen Ablauf grenzüberschreitender Transaktionen.

Wichtig: Du erhältst diese Nummer nicht automatisch bei der Gewerbeanmeldung oder beim Finanzamt – sie muss separat beantragt werden.

Wann brauchst du eine VAT Nummer?

In den folgenden Fällen ist der Besitz einer VAT Nummer dringend erforderlich oder stark empfohlen:

Wie beantragst du eine VAT Nummer? Schritt für Schritt

Das Beantragen der VAT Nummer ist unkompliziert, aber du musst den richtigen Ablauf einhalten:

1. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt einreichen (bei Unternehmensgründung).
2. Eine Steuernummer erhalten – diese ist Voraussetzung für alles Weitere.
3. VAT Nummer beantragen beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) – entweder online oder per Post.
4. Warten auf die Bearbeitung und Zuweisung – das dauert in der Regel 1–4 Wochen.
5. Die Nummer erhalten und korrekt in der Buchhaltung, Rechnungssoftware und auf Geschäftsdokumenten einpflegen.

Die VAT Nummer ist lebenslang gültig, solange sich keine grundlegenden Unternehmensdaten (wie Name oder Sitz) ändern.

Wie ist die VAT Nummer aufgebaut?

Was ist eine VAT Nummer ohne ein konkretes Beispiel? So sieht der Aufbau in Deutschland aus:

• Zweistelliges Länderkürzel: z. B. DE für Deutschland
• Neunstellige Ziffernfolge, einschließlich interner Prüfziffer
• Beispiel: DE123456789

Diese Struktur ermöglicht eine eindeutige steuerliche Identifizierung innerhalb der EU. Die VAT Nummer muss auf Rechnungen, Angeboten, Verträgen sowie in der elektronischen Buchhaltung angegeben werden.

Andere Länder nutzen ebenfalls das VAT-System, aber mit eigenen Kürzeln und Formaten – z. B. beginnt eine britische VAT Nummer mit GB, in Frankreich mit FR usw.

Wo finde ich die VAT Nummer?

• Auf offiziellen Briefen vom Bundeszentralamt für Steuern
• In deiner Elster-Korrespondenz
• In der Rechnungssoftware oder dem ERP-System deines Unternehmens
• Auf Ausgangs- und Eingangsrechnungen
• Im Impressum deiner Webseite (Pflicht bei grenzüberschreitender Tätigkeit)
• Auf dem Antragsschreiben, falls du sie kürzlich erhalten hast

Wie prüfst du die Gültigkeit einer VAT Nummer?

Die Gültigkeit von VAT Nummern lässt sich kostenlos und einfach über das MIAS-System der Europäischen Kommission prüfen. Dafür brauchst du nur:

• Die VAT Nummer des Geschäftspartners
• Dein eigenes EU-Land
• Optional: Namen und Anschrift zur Verifizierung

Diese Prüfung ist notwendig, um steuerlich auf der sicheren Seite zu sein – denn nur mit einer gültigen Nummer darfst du innergemeinschaftlich umsatzsteuerfrei abrechnen. Andernfalls drohen Nachzahlungen.

Häufige Fehler im Umgang mit der VAT Nummer

Fehler in der Verwendung der VAT Nummer können teuer werden. Hier sind die häufigsten Stolperfallen:

• Verwechseln von Steuernummer und VAT Nummer
• Falsche oder ungültige VAT Nummern auf Rechnungen
• VAT Nummer nicht prüfen, bevor eine steuerfreie Lieferung erfolgt
• Nummer nicht beantragt, obwohl sie nötig gewesen wäre
• Nicht korrekt eingetragen in Rechnungsprogramme oder auf Plattformen

Diese Fehler führen zu Problemen mit dem Finanzamt, unnötigen Steuerzahlungen oder sogar Strafzahlungen. Es lohnt sich also, von Anfang an korrekt zu arbeiten.

Was ist eine VAT Nummer in anderen Ländern z. B. England?

Auch nach dem Brexit ist Großbritannien weiterhin Teil des internationalen Handels. Die VAT Nummer in England (UK) ist vergleichbar mit der deutschen USt-ID, beginnt aber mit GB und hat ein anderes Ziffernformat.

Wichtig zu wissen:

• Seit dem Brexit gelten neue Regelungen für den Warenverkehr mit UK
• VAT Nummern aus Großbritannien sind nicht mehr in der EU gültig, müssen separat geprüft werden
• Für Exporteure bedeutet das mehr Bürokratie und Dokumentationspflichten

Aber: Die Funktion der VAT Nummer bleibt gleich – sie dient der eindeutigen steuerlichen Identifizierung eines Unternehmens im internationalen Kontext.

Fazit: Was ist eine VAT Nummer?

Was ist eine VAT Nummer? Sie ist deine steuerliche Eintrittskarte für den europäischen Markt. Mit ihr kannst du grenzüberschreitend tätig sein, Umsatzsteuer korrekt abwickeln und rechtssicher handeln.

Ob als Selbstständiger, Start-up oder etabliertes Unternehmen – die VAT Nummer gehört heute zur Standardausstattung eines jeden Unternehmens mit internationalen Ambitionen.

Wenn du noch keine hast, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sie zu beantragen.

FAQs: Was ist die VAT Nummer? Wir beantworten Ihre Fragen

Wo finde ich die VAT-Nummer?

• Auf Rechnungen, die du von Unternehmen erhältst (meist im Kopfbereich oder in der Fußzeile)
• Auf dem offiziellen Schriftverkehr deines Unternehmens mit dem Finanzamt
• In deinem Elster-Portal oder dem Steuerbescheid
• In deiner Buchhaltungssoftware (wenn korrekt hinterlegt)
• Beim Bundeszentralamt für Steuern, wenn du sie selbst beantragt hast
• Im Impressum seriöser Unternehmens-Webseiten
• Auf dem Antragsschreiben zur Umsatzsteuer-ID
• In der Kundendatenbank oder im CRM deines Unternehmens
• Auf Lieferscheinen oder anderen Geschäftsdokumenten

Was ist VAT number auf Deutsch?

Die VAT number bedeutet auf Deutsch Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie ist die steuerliche Kennziffer, die ein Unternehmen benötigt, um innerhalb der EU Waren oder Dienstleistungen steuerfrei an andere Unternehmen zu liefern oder zu verkaufen. Sie ist ein wichtiges Element für die korrekte Abwicklung der Umsatzsteuer bei grenzüberschreitenden Geschäften.

Hat jedes Unternehmen eine VAT-Nummer?

Wann brauche ich eine VAT-Nummer?