Wer eine Rechnung zu spät bezahlt, muss häufig nicht nur den offenen Betrag begleichen, sondern auch zusätzliche Kosten tragen. Viele Menschen fragen sich deshalb, wie hoch dürfen Mahngebühren sein und ob Unternehmen beliebige Beträge verlangen dürfen. Tatsächlich gibt es im deutschen Recht keine feste Eurogrenze. Dennoch haben Gerichte klare Maßstäbe entwickelt, welche Kosten erstattungsfähig sind und wann Forderungen als überhöht gelten.
Dieser Artikel zeigt anhand der aktuellen Rechtslage im Jahr 2026, welche Mahngebühren zulässig sind, wann überhaupt ein Zahlungsverzug entsteht und welche Unterschiede zwischen Verbrauchern und Unternehmen bestehen. Außerdem erfahren Sie, welche Rolle Verzugszinsen spielen, weshalb E-Mail-Mahnungen keine Gebühren auslösen und wann Sie sich gegen unberechtigte Forderungen wehren können.
Wann Mahngebühren anfallen und ab wann Verzug entsteht
Nicht jede verspätete Zahlung führt automatisch dazu, dass Mahngebühren verlangt werden dürfen. Entscheidend ist zunächst, ob sich der Schuldner überhaupt im Verzug befindet. Die gesetzlichen Grundlagen finden sich im BGB, insbesondere in § 286 BGB.
Der Verzug tritt häufig ein, wenn eine Rechnung mit einem konkreten Zahlungsziel nicht rechtzeitig bezahlt wird. Wurde kein festes Datum vereinbart, ist meist zunächst eine Mahnung erforderlich. Eine weitere Ausnahme gilt, wenn auf der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wurde, dass der Schuldner spätestens 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit automatisch in Verzug gerät. Dann tritt der Verzug auch ohne weitere Erinnerung ein.
Die Erstmahnungs-Falle
Viele Unternehmen berechnen bereits für das erste Schreiben Mahngebühren. Das ist jedoch häufig unzulässig. Befand sich der Schuldner vor Erhalt dieses Schreibens noch gar nicht im Verzug, löst die erste Mahnung den Eintritt des Verzugs überhaupt erst aus.
Da ein Verzugsschaden erst nach dem Eintritt des Verzugs entstehen kann, dürfen für dieses erste Schreiben keine Mahngebühren anfallen. Erst spätere Schreiben können unter bestimmten Voraussetzungen erstattungsfähige Kosten enthalten.
Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?
Eine starre gesetzliche Obergrenze existiert nicht. Dennoch haben zahlreiche Gerichte über viele Jahre klare Maßstäbe entwickelt, welche Höhe zulässig ist. Erstattet werden dürfen ausschließlich die tatsächlich entstandenen Kosten für Material und Versand.
Im Verbraucherbereich bewegen sich zulässige Mahngebühren daher regelmäßig zwischen 1,00 Euro und maximal 2,50 Euro pro postalischem Schreiben. Zwei bis drei Euro werden teilweise noch akzeptiert, sofern sie die tatsächlichen Auslagen realistisch widerspiegeln. Pauschalen von 5 Euro, 10 Euro oder noch höheren Beträgen werden dagegen häufig als überhöht bewertet.
Nicht berücksichtigt werden dürfen unter anderem:
- Personalkosten der Buchhaltung
- Bearbeitungsaufwand
- Telefonkosten
- EDV-Kosten
- Raummiete
- allgemeine Verwaltungskosten
Die Gerichte begründen dies damit, dass solche Aufwendungen zur gewöhnlichen Geschäftstätigkeit gehören und keinen ersatzfähigen Verzugsschaden darstellen.
Sind 10 Euro Mahngebühren zulässig?
Eine Mahngebühr von 10 Euro ist gegenüber Verbrauchern in den meisten Fällen nicht zulässig. Mehrere Oberlandesgerichte haben entschieden, dass derartige Pauschalen die tatsächlich entstandenen Kosten deutlich überschreiten.
Vor allem automatisierte Mahnsysteme verursachen nur geringe Sachkosten. Papier, Druck und Porto liegen regelmäßig weit unter diesem Betrag. Deshalb wurden entsprechende Klauseln in Allgemeinen Geschäftsbedingungen mehrfach für unwirksam erklärt.
Verbraucherschutzverbände gehen seit einigen Jahren verstärkt gegen Unternehmen vor, die standardmäßig zwischen 4,95 Euro und 10 Euro verlangen. Mehrere Gerichte stuften solche Modelle als wettbewerbswidrig ein.
Sind 40 Euro Mahngebühren zulässig?
Hier kommt es darauf an, wer Vertragspartner ist. Zwischen Unternehmen gilt § 288 Abs. 5 BGB. Gerät ein Unternehmen mit einer Zahlung in Verzug, darf der Gläubiger eine gesetzliche Pauschale von 40 Euro verlangen. Ein gesonderter Nachweis des Schadens ist nicht erforderlich.
Gegenüber Verbrauchern gilt diese Regel jedoch nicht. Wer privat einkauft oder Dienstleistungen nutzt, muss diese 40-Euro-Pauschale grundsätzlich nicht zahlen.
Kommt nach der gesetzlichen Pauschale später noch ein Inkassobüro oder ein Rechtsanwalt hinzu, muss die bereits erhaltene Pauschale auf die späteren Rechtsverfolgungskosten angerechnet werden. Eine doppelte Erstattung ist nicht zulässig.
Mahngebühren und Verzugszinsen richtig unterscheiden
Viele Rechnungen enthalten sowohl Mahngebühren als auch einen Verzugszins. Beide Positionen verfolgen unterschiedliche Zwecke.
Die Mahngebühren ersetzen lediglich die tatsächlich entstandenen Kosten einer postalischen Mahnung. Der Verzugszins entschädigt den Gläubiger dafür, dass ihm das Geld verspätet zur Verfügung steht. Seit dem 1. Juli 2026 beträgt der von der Bundesbank festgelegte Basiszinssatz 1,52 Prozent.
Daraus ergeben sich folgende gesetzliche Zinssätze:
- Verbraucher fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz gleich 6,52 Prozent pro Jahr
- Unternehmen neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz gleich 10,52 Prozent pro Jahr
Wer Verzugszinsen berechnen möchte, muss den exakten Zeitraum berücksichtigen. Unternehmen dürfen Zinsen nicht einfach zusammen mit Mahnkosten in einer einzigen Pauschale abrechnen. Eine solche Vermischung ist rechtlich angreifbar.
Verzugszinsen berechnen
Der Verzugszins wird taggenau auf den offenen Rechnungsbetrag berechnet. Maßgeblich sind der jeweils geltende Zinssatz und die Anzahl der Verzugstage. Verkappte Verzugszinsen innerhalb einer pauschalen Mahngebühr sind nicht erlaubt.
Ist eine Mahngebühr von 5% zulässig?
Nein. Eine prozentuale Mahngebühr ist im Regelfall nicht rechtens. Der Hintergrund ist einfach. Die Höhe der Mahngebühren richtet sich nicht nach dem Rechnungsbetrag, sondern ausschließlich nach den tatsächlich entstandenen Kosten. Ob eine offene Rechnung 50 Euro oder 5.000 Euro beträgt, verändert Papier, Umschlag und Porto kaum.
Eine Klausel mit 5 Prozent Mahngebühr würde daher regelmäßig weit über den zulässigen Sachkosten liegen und gegen die Rechtsprechung verstoßen.
Bin ich verpflichtet, Mahngebühren zu zahlen?
Nicht jede Mahnung bedeutet automatisch, dass auch Mahngebühren bezahlt werden müssen. Entscheidend ist, ob die Forderung rechtlich zulässig ist und ob sich der Schuldner bereits im Verzug befand.
Mahngebühren können berechtigt sein, wenn:
- sich der Schuldner bereits im Verzug befindet.
- nur die tatsächlich entstandenen Kosten für Papier, Druck und Porto berechnet werden.
- keine überhöhten Pauschalen verlangt werden.
Mahngebühren müssen dagegen häufig nicht gezahlt werden, wenn:
- lediglich eine E-Mail verschickt wurde.
- Personalkosten oder Bearbeitungsgebühren eingerechnet wurden.
- pauschal 5 oder 10 Euro verlangt werden.
- das erste Mahnschreiben den Verzug erst ausgelöst hat.
- die Berechnung der Kosten nicht nachvollziehbar ist.
Gerade bei automatisierten Mahnungen lohnt es sich daher, die einzelnen Positionen sorgfältig zu prüfen. Nicht jede geforderte Mahngebühr ist nach der aktuellen Rechtsprechung zulässig.
Dürfen Unternehmen Mahngebühren berechnen?
Grundsätzlich dürfen Unternehmen Mahngebühren berechnen. Wie hoch dürfen Mahngebühren sein, richtet sich jedoch nicht nach einer frei gewählten Pauschale, sondern ausschließlich nach den tatsächlich entstandenen Kosten.
Ein klassisches postalisches Schreiben verursacht Kosten für Material und Versand. Genau diese Auslagen dürfen verlangt werden. Eigene Arbeitszeit zählt hingegen zur allgemeinen Geschäftstätigkeit.
Noch eindeutiger ist die Rechtslage bei digitalen Schreiben. Wird lediglich eine E-Mail als Mahnung versendet, entstehen weder Porto- noch Papierkosten. Deshalb dürfen hierfür keine Mahngebühren erhoben werden.
Hohe Mahngebühren erkennen
Überhöhte Mahngebühren lassen sich häufig schnell erkennen.
Typische Warnsignale sind:
- identische Pauschalen unabhängig vom Rechnungsbetrag
- hohe Gebühren bereits nach einer Zahlungserinnerung
- fehlende Aufschlüsselung der Kosten
- Zusammenfassung von Zinsen und Gebühren
- pauschale Bearbeitungsentgelte
Verbraucherschutzverbände haben in den vergangenen Jahren mehrfach erfolgreich gegen solche Vertragsklauseln geklagt.
Mahnkosten, Inkasso und Rechtsanwalt
Bleibt eine Rechnung trotz Mahnung offen, kann der Gläubiger weitere Schritte einleiten. Häufig folgt zunächst ein Inkassobüro. Später kann auch ein Rechtsanwalt eingeschaltet werden.
Die dadurch entstehenden Kosten richten sich nach gesetzlichen Vorschriften, unter anderem nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz. Allerdings dürfen Gläubiger bereits erhaltene Entschädigungen nicht mehrfach abrechnen. Vor allem im B2B-Bereich muss die gesetzliche 40-Euro-Pauschale auf spätere Anwaltskosten angerechnet werden.
Auch Schuldner sollten deshalb jede Forderung sorgfältig prüfen und nicht automatisch davon ausgehen, dass sämtliche Zusatzkosten berechtigt sind.
Zahlungserinnerung, erste Mahnung und zweite Mahnung
Viele Unternehmen versenden zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung. Diese enthält häufig noch keine zusätzlichen Kosten und soll den Kunden lediglich auf die offene Forderung aufmerksam machen.
Erst danach folgt oft eine erste Mahnung und später eine zweite Mahnung. Ob hierfür Mahnkosten verlangt werden dürfen, hängt jedoch nicht von der Reihenfolge der Schreiben ab, sondern davon, ob sich der Schuldner bereits im Verzug befindet.
Eine Mahnung ins Haus zu bekommen, bedeutet daher nicht automatisch, dass jede verlangte Gebühr rechtlich Bestand hat. Entscheidend bleiben die gesetzlichen Voraussetzungen des BGB und die aktuelle Rechtsprechung.
Fazit: Wie hoch dürfen Mahngebühren sein
Wie hoch dürfen Mahngebühren sein? Im Verbraucherbereich akzeptieren Gerichte für ein postalisches Mahnschreiben meist nur etwa 1 bis 2,50 Euro als Ersatz für die tatsächlich entstandenen Kosten. Bearbeitungsaufwand, Personalkosten oder automatisierte Verwaltungsprozesse dürfen nicht zusätzlich in Rechnung gestellt werden.
Für E-Mail-Mahnungen sind grundsätzlich keine Gebühren zulässig. Die gesetzliche 40-Euro-Pauschale gilt ausschließlich zwischen Unternehmen. Gleichzeitig können Verzugszinsen nach den Vorgaben der §§ 286 und 288 BGB verlangt werden, sofern sich der Schuldner bereits im Verzug befindet. Wer die einzelnen Positionen sorgfältig prüft, erkennt schnell, ob eine Forderung berechtigt oder überhöht ist.
