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Vernetzung von Abteilungen in Unternehmen – aber wie?

Eine gute Vernetzung aller internen Abteilungen eines Unternehmens ist der Schlüssel zum Erfolg. Aber was ist „gute Vernetzung“? Und wie funktioniert sie?

Warum ist die interne Vernetzung von Abteilungen in Unternehmen so wichtig?

Eine gute Vernetzung ist der Schlüssel zum Erfolg. Was im Familienverband beginnt, findet in der Schule und der Berufsausbildung seine Fortsetzung und endet nicht zuletzt in den Abteilungen von kleinen bis zu ganz großen Unternehmen.

Als erstes wollen wir mit einem Fehlglauben aufräumen: Networking hat nichts mit „nett miteinander arbeiten“ zu tun – im Gegenteil! Untersuchungen haben ergeben, dass nicht jene Teams am effektivsten sind, in denen eine „gute Chemie“ besteht, sondern jene, deren Mitglieder unterschiedliche Meinungen vertreten und auch bereit sind, intern dafür zu streiten. Oder anders gesagt: Konflikte sind unentbehrlich, solange diese rein sachlich bleiben und nicht auf persönlicher Ebene ausgetragen werden. Und dieses gewisse Maß an „kreativer Reibung“ muss gepflegt werden, damit innerhalb und auch zwischen Abteilungen im Zuge von guter Vernetzung die besten Lösungswege gefunden werden können.

Was gute Vernetzung ausmacht

Darüber könnte man ganze Bände füllen – wir wollen an dieser Stelle nur ein paar wenige, aber durchaus interessante Punkte heraus picken, die sowohl einen theoretischen Unterbau als auch ganz konkrete und praktische Beispiele liefern.

Werfen wir an dieser Stelle einen Blick auf die Kommunikation zwischen einzelnen Abteilungen bzw. auch einzelnen Teams innerhalb dieser Abteilungen. Die zentrale Frage lautet: Findet ein ausreichender Austausch statt, oder kocht jeder sein eigenes Süppchen? Die Abstimmung zwischen den Abteilungen muss einfach und schnell gehen. Das kann dann unkompliziert erfolgen, wenn jede Abteilung zumindest eine ungefähre Vorstellung davon hat, was die anderen Abteilungen machen. Am wichtigsten ist es, das Verständnis zu schärfen, wie das eigene Tun die Arbeit der Kollegen aus anderen Abteilungen direkt beeinflusst.

Dieses Verständnis über Abteilungsgrenzen hinweg fehlt oft, wenn der Austausch über Team-Grenzen ausschließlich auf Führungsebene stattfindet. Aufgaben lassen sich zwar leicht nach unten kommunizieren, aber Verständnis entsteht dadurch noch lange nicht. Das ist aber aus mehreren Gründen wichtig: Einerseits hilft es dabei, Fehler zu vermeiden, die dann von einer anderen Abteilung ausgebügelt werden müssen. Andererseits ist es auch motivierender zu wissen, welchen Zweck die eigene Tätigkeit innerhalb der Firma erfüllt.

Vorteile der Vernetzung – die Theorie:

Es liegt auf der Hand, dass die Qualität der Zusammenarbeit sich direkt auf die Effizienz und Qualität des Unternehmens auswirkt. Folgende positiven Effekte lassen sich durch eine interne und abteilungsübergreifende Vernetzung und Zusammenarbeit bewirken:

  • Die Vernetzung zwischen Abteilungen fördert den Erkenntnisgewinn.
  • Die Zusammenarbeit und der Austausch führen zu gegenseitigem Verständnis, Akzeptanz und Respekt für die Personen und deren Arbeit.
  • Das Wir-Gefühl wird gefördert.
  • Zusammenarbeit motiviert.
  • Vernetzung ist Voneinander Lernen, es entsteht neues Wissen.

Vorteile der Vernetzung der Abteilungen – in der Praxis:

Eine möglichst lückenlose Vernetzung der Abteilungen in einem E-Commerce-Unternehmen ermöglicht – im besten Fall: garantiert –, dass der Webshop und das ERP-System (also die Software für das Enterprise-Resource-Planning) auf die gleiche Datenbasis zugreifen. Das macht den Unterschied zwischen einer vollen Integration des E-Commerce-Themas in das Unternehmen im Vergleich zu einer reinen Anbindung aus. Wir zeigen anhand von drei wichtigen Parametern, wo die Vernetzung der Abteilungen unumgänglich ist.

Parameter 1: Artikelbeschreibungen

Die Pflege eines Onlineshops stellt einen enormen Aufwand dar. Hier hilft die zentrale Verwaltung der Stammdaten zwischen ERP-System und Webshop, die Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Eine korrekte und vollständige Artikelbeschreibung ist unerlässlich, um die Retourenquote zu verringern. Wenn dies zentral gepflegt und von allen Abteilungen gehegt wird, hat das positive Effekte: Der Pflegeaufwand für Shopmanager sinkt beträchtlich, sodass diese sich anderen Aufgaben widmen können: Kampagnenbetreuung, Suchmaschinenoptimierung etc. Weiters können neue Artikel oder Lieferanten nach der Anlage von deren Stammdaten sofort im Shop gelistet werden.

Parameter 2: Verfügbarkeit und Lieferzeit

Im ERP-System findet sich die Verfügbarkeit eines Artikels und in weiterer Folge auch die Lieferzeit, je nachdem ob der gesuchte Artikel an einem anderen Standort des Unternehmens lagert oder beim Hersteller geordert werden muss. Fehlt in einem Webshop die prozessuale Integration aus dem ERP-System, sieht der Kunde lediglich, dass der Artikel nicht lagernd ist. Gerade online aber neigen Kunden dazu, gegebenenfalls bei einem anderen Anbieter zu bestellen, wenn die Lieferzeit als zu lange eingeschätzt wird.

Szenario 3: Preise

Im ERP-System sind zB Stammkunden mit einem individuellen Rabatt vermerkt. Bestellt der Kunde telefonisch, wird der Sachbearbeiter nach einem Blick in seine Datenbank diesen Rabatt gleich ausweisen, aber passiert das auch, wenn der Kunde über den Online-Shop bestellt?

Alle drei Parameter haben in jeweils unterschiedlicher Weise mit den unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens zu tun. Die einen entwickeln Produkte, Marketingstrategien, setzen die Produkte bestmöglich in Szene, die anderen kontrollieren das Budget und definieren die Preise, die nächsten verkaufen die Produkte und haben das Ohr immer am Telefon bzw. die Nase im Webshop.

Effektive Teamarbeit – der Lohn guter Vernetzung

Und hier kommen wir wieder auf Vernetzung und Kommunikation unter den Abteilungen zurück. Klare Hierarchien und Wissen über den Aufbau einzelner Abteilungen erleichtern den Austausch zwischen Teams. Hier würde sich beispielsweise ein Mitarbeiterverzeichnis empfehlen, über das jeder schnell einsehen kann, wer wofür der geeignete Ansprechpartner ist. Wenn Teams gemeinsam Ziele formulieren und diese auch erreichen, kann das zu einem größeren Zusammenhalt über die Team-Grenzen hinaus führen. Das erhöht nicht nur die Loyalität der Mitarbeiter, sondern steigert auch die Motivation. Ein Austausch zwischen allen Beteiligten sorgt dafür, dass das auch reibungslos funktioniert.

Zuguterletzt geht es auch immer darum, die Prozesskosten zu minimieren. Das Volumen pro Bestellung nimmt tendenziell immer mehr ab, das heißt, die Anzahl der Bestellungen steigt, während die durchschnittliche Bestellsumme geringer wird. Dadurch bedingt wächst der Druck auf Unternehmen, Prozesse zu automatisieren und zu digitalisieren. Basis einer erfolgreichen Prozessdigitalisierung sind die zugrundeliegenden Stammdaten. Und dies lässt sich mit einer guten Vernetzung der Abteilungen einfach bewerkstelligen.