Viele Unternehmen kennen das Problem: Eine Rechnung wird gestellt, aber der Kunde zahlt nicht. Hier braucht es ein durchdachtes Muster um die 1. Mahnung zu schreiben – professionell, freundlich und mit rechtlicher Wirkung.
1. Mahnung schreiben Muster
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine erste Mahnung korrekt formulieren, worauf es rechtlich ankommt und welche typischen Fehler Sie vermeiden sollten.
Wann wird eine Mahnung überhaupt notwendig?
Eine Mahnung wird dann erforderlich, wenn eine Rechnung trotz Ablauf der Zahlungsfrist nicht beglichen wurde. Sie dient als offizielle Erinnerung und versetzt den Kunden in Verzug. Ab diesem Zeitpunkt dürfen Sie Verzugszinsen und eventuell Mahnkosten erheben.
Bereits nach 30 Tagen nach Fälligkeit gerät ein Schuldner automatisch in Zahlungsverzug, sofern keine abweichende Regelung getroffen wurde. Dennoch empfiehlt es sich, zunächst eine Zahlungserinnerung und danach eine strukturierte erste Mahnung zu versenden – idealerweise mithilfe eines klaren Musters, um die 1. Mahnung zu schreiben.
Was unterscheidet Zahlungserinnerung und Mahnung?
Die Zahlungserinnerung ist oft eine freundliche und formlos gehaltene Mitteilung an den Kunden, dass die Rechnung noch ausstehend ist. Sie hat keine juristische Wirkung, versetzt den Schuldner also nicht automatisch in Verzug.
Eine Mahnung dagegen ist ein rechtlich wirksames Schreiben. Sie dokumentiert Ihre Forderung, setzt eine neue Zahlungsfrist und kann als Beweismittel im späteren gerichtlichen Mahnverfahren dienen.
Ein gutes Muster, um die 1. Mahnung zu schreiben, hilft Ihnen dabei, diese Grenze klar zu ziehen. Vor allem dann, wenn eine Zahlungserinnerung nicht reagiert wurde, ist der nächste Schritt klar: die erste Mahnung.
Die wichtigsten Inhalte der ersten Mahnung im Überblick
Eine korrekte erste Mahnung muss verschiedene Pflichtangaben enthalten, um rechtlich wirksam zu sein. Achten Sie auf folgende Punkte:
- vollständige Angaben zum Kunden
- Hinweis auf die offene Rechnung (z. B. Rechnung Nr. 1002 vom 01.03.2025)
- Betrag in Höhe von …, der noch ausstehend ist
- Hinweis auf den bisherigen Zahlungsverzug
- konkrete neue Zahlungsfrist (z. B. „Bitte begleichen Sie den Betrag bis spätestens 10.04.2025“)
- mögliche weitere Schritte, falls keine Zahlung erfolgt
Das Muster, um die 1. Mahnung zu schreiben, sollte diese Punkte standardmäßig enthalten. So sind Sie auf der sicheren Seite und sparen gleichzeitig wertvolle Zeit.
Muster um die 1. Mahnung zu schreiben: So formuliert man eine Mahnung
Eine gute Mahnung ist klar, sachlich und bestimmt – aber nicht aggressiv. Hier einige Tipps für die richtige Formulierung:
- Vermeiden Sie Schuldzuweisungen („Sie haben nicht gezahlt…“)
- Verwenden Sie sachliche Sprache („Unsere Buchhaltung konnte bislang keinen Zahlungseingang feststellen.“)
- Setzen Sie eine realistische Frist, z. B. 7 bis 14 Tage
- Vermeiden Sie unnötige Drohungen, aber kündigen Sie ggf. weitere Konsequenzen an
Ein Beispiel aus einem Muster, um die 1. Mahnung zu schreiben: „Wir bitten Sie daher, den ausstehenden Betrag in Höhe von 345,00 € bis spätestens 14.04.2025 auf unser unten stehendes Konto zu überweisen.“
Professionell mahnen ohne Eskalation: So gelingt es
Selbst bei ausstehenden Zahlungen ist eine gute Beziehung zum Kunden wichtig. Eine professionelle Mahnung zeigt, dass Sie organisiert und konsequent arbeiten, ohne emotional oder unhöflich zu sein.
Ein professionelles Muster, um die 1. Mahnung zu schreiben, ist hier von Vorteil, denn:
- es standardisiert Ihren Prozess,
- vermeidet emotionale Formulierungen,
- spart Zeit bei wiederholten Fällen.
Die Kundenbeziehung muss nicht unter einer gut geschriebenen Mahnung leiden – solange Sie sachlich und transparent kommunizieren.
Welche Frist gilt für die erste Mahnung?
Die Zahlungsfrist bei der ersten Mahnung sollte fair, aber bestimmt sein. Üblich sind:
- 7 bis 14 Tage ab Versand der Mahnung
- möglichst ein konkretes Datum („Zahlungseingang bis zum 10.04.2025“)
- Hinweis, dass danach ggf. weitere Schritte eingeleitet werden
Ein gutes Muster, um die 1. Mahnung zu schreiben, gibt diesen Zeitraum standardmäßig vor und kann individuell angepasst werden.
Erste Mahnung: Kostenlos oder mit Mahngebühr?
Grundsätzlich ist die erste Mahnung kostenlos, vor allem wenn sie direkt auf eine Zahlungserinnerung folgt. Sie dient meist als Hinweis und letzte Gelegenheit, ohne zusätzliche Mahngebühren zu zahlen.
Mahnkosten oder Verzugszinsen dürfen erst dann erhoben werden, wenn der Kunde sich im Verzug befindet – in der Regel ab der zweiten Mahnung.
Ein gut formuliertes Muster um die 1. Mahnung zu schreiben weist ggf. schon auf mögliche Verzugszinsen und Mahnkosten hin, sollte sie aber noch nicht fordern.
Mahnung per E-Mail: Ist das erlaubt?
Ja, eine Mahnung per E-Mail ist grundsätzlich erlaubt und rechtlich wirksam. Voraussetzung ist, dass die E-Mail den Empfänger erreicht. Um auf Nummer sicher zu gehen, empfiehlt sich:
- eine Lesebestätigung
- optional ein späterer Versand per Einschreiben, falls keine Reaktion erfolgt
- Ausdruck der Mail als Beleg im Streitfall
In das Muster, um die 1. Mahnung zu schreiben, können Sie bereits einen passenden E-Mail-Text integrieren. So sind Sie flexibel beim Versand.
Letzte Mahnung und gerichtliches Verfahren: Wann wird es ernst?
Wenn auch die erste Mahnung wirkungslos bleibt, sollten Sie folgende Schritte planen:
- Zweite Mahnung mit konkreter Androhung von Inkasso oder gerichtlicher Geltendmachung
- Letzte Mahnung schreiben, mit letzter Frist
- Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens
- ggf. Beauftragung eines Inkassodienstleisters
Ein gut dokumentierter Verlauf mit Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und letzter Mahnung ist entscheidend, wenn Sie Ihre Forderung später gerichtlich durchsetzen möchten.
Warum ein Mahnprozess sinnvoll strukturiert sein sollte
Ein klar strukturierter Mahnprozess hilft Ihnen, Forderungen professionell zu verwalten und Zahlungsausfälle zu reduzieren. Er sollte folgende Elemente beinhalten:
- Zahlungserinnerung nach Ablauf der Zahlungsfrist
- erste Mahnung nach weiteren 5–10 Tagen
- ggf. zweite Mahnung, danach letzte Mahnung
- Entscheidung über Inkasso oder gerichtliche Schritte
Ein durchdachtes Muster um die 1. Mahnung zu schreiben ist der erste wichtige Schritt in einem solchen Prozess.
Mahnkosten und Verzugszinsen: Was darf ich berechnen?
Nach Eintritt des Verzugs dürfen Sie:
- Verzugszinsen berechnen:
- bei Verbrauchern: 5 Prozentpunkte über dem Basiszins
- bei Unternehmern: 9 Prozentpunkte über dem Basiszins
- Mahnkosten verlangen (z. B. pauschal 2,50 €–5,00 € pro Schreiben)
Diese Angaben sollten nicht in der ersten Mahnung, sondern ab der zweiten Mahnung erscheinen. Ein gutes Muster um die 1. Mahnung zu schreiben enthält bereits Hinweise auf mögliche Zusatzkosten bei Nichtzahlung.
Wann sollte man auf Inkasso oder Mahnbescheid setzen?
Wenn der Kunde trotz mehrfacher Mahnung nicht zahlt, bleibt nur der rechtliche Weg. Zwei Optionen stehen zur Verfügung:
- Beauftragung eines Inkassobüros
- Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens
Beide Varianten sollten gut dokumentiert vorbereitet sein. Das bedeutet: jede Zahlungserinnerung, jede Mahnung, jede gesetzte Frist muss belegbar sein.
Ein sauberes, nachvollziehbares Muster, um die 1. Mahnung zu schreiben, ist die Grundlage für die spätere gerichtliche Auseinandersetzung.
Fazit: 1. Mahnung schreiben Muster
Eine erste Mahnung sollte klar, professionell und rechtlich korrekt formuliert sein – ohne überzogene Härte, aber mit klarer Botschaft. Ein gutes Muster, um die 1. Mahnung zu schreiben, spart Zeit, gibt Sicherheit und schafft Verbindlichkeit.
Wichtig zu beachten:
- Zahlungserinnerung und Mahnung klar trennen
- Die erste Mahnung nicht mit Mahnkosten überfrachten
- Fristen setzen und einhalten
- ggf. weitere Schritte einleiten, wenn keine Zahlung erfolgt
Wer vorbereitet ist und ein strukturiertes Mahnwesen nutzt, kann offene Forderungen wirksam und ohne Konfliktpotenzial einfordern.
FAQs: 1. Mahnung schreiben Muster – Wir beantworten Ihre Fragen
Wie formuliere ich eine erste Mahnung?
| Element | Beispielformulierung |
|---|---|
| Betreff | Erste Mahnung zur Rechnung Nr. 2023-056 |
| Einleitung | Sehr geehrte Frau Müller, trotz unserer Zahlungserinnerung vom 10.03.2025… |
| Hinweis auf Rechnung | …ist die Rechnung Nr. 2023-056 vom 01.03.2025 in Höhe von 689,00 € weiterhin offen. |
| Aufforderung zur Zahlung | Wir bitten Sie daher, den ausstehenden Betrag bis spätestens 14 Tage nach Erhalt dieses Schreibens zu überweisen. |
| Hinweis auf weitere Schritte | Sollte bis dahin kein Zahlungseingang erfolgen, behalten wir uns weitere Schritte vor. |
| Abschluss | Mit freundlichen Grüßen / Ihre Firma Muster GmbH |
Ist es erlaubt, eine Mahnung per E-Mail zu schreiben?
Ja, eine Mahnung per E-Mail ist grundsätzlich erlaubt. Sie muss jedoch den Empfänger nachweislich erreichen. Im Streitfall kann es schwierig sein, zu beweisen, dass der Kunde die E-Mail auch tatsächlich gelesen hat. Daher ist bei wichtigen Fällen ein Versand per Einschreiben oder zumindest eine Lesebestätigung sinnvoll.
Welche Frist bei erster Mahnung?
- Empfohlen wird eine Zahlungsfrist von 7 bis 14 Tagen ab Zugang der Mahnung.
- Die Frist sollte klar datiert sein, z. B. „Bitte begleichen Sie den Betrag bis spätestens 15.04.2025.“
- Es kann sinnvoll sein, das konkrete Zahlungsdatum zu nennen, nicht nur die Anzahl der Tage.
- Wichtig: Die gesetzliche Zahlungsfrist beginnt nicht automatisch mit der Mahnung – sie dient eher der Klarheit und dem Nachdruck.
Ist die erste Mahnung kostenlos?
In der Regel ja. Die erste Mahnung ist meistens kostenlos, insbesondere wenn sie auf eine freundliche Zahlungserinnerung folgt.
Mahnkosten oder Verzugszinsen sollten erst bei der zweiten Mahnung angesetzt werden, sobald der Kunde offiziell im Verzug ist. Manche Unternehmen erheben schon bei der ersten Mahnung geringe Bearbeitungsgebühren, dies sollte aber klar kommuniziert und verhältnismäßig sein.
