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Optimierte Prozesse als Wettbewerbsvorteil

Im Idealfall schnurrt es bei den Aufgaben rund um die eigenen E-Commerce Aktivitäten nur so dahin. Alles ist penibel und […]

Im Idealfall schnurrt es bei den Aufgaben rund um die eigenen E-Commerce Aktivitäten nur so dahin. Alles ist penibel und effizient durchgeplant: Beschaffung, Fulfillment, Retourenmanagement, Datenpflege, Payment, Logistik, ganze Landkarten werden da in Unternehmen gefüllt, wenn es um die Erfassung von Prozessen geht. Theoretisch mag das ja zutreffen und macht im gesunden Maß auch absolut Sinn. Ein kleines Rechenbeispiel dazu. Spart ein gut durchdachter Prozess nur 10 Arbeitsminuten pro Tag ein, summiert sich das bei der Annahme von 210 produktiven Tagen im Jahr auf immerhin 2100 Minuten, was 35 Stunden sind. Wenig verwunderlich, dass die großen Player bemüht sind auch das letzte aus deren Prozessen rauszuholen, schließlich ist Zeit bekannterweise Geld.

Gefahr: gewachsene Prozesse

Blöd wird es dann, wenn Abläufe im Schatten der Alltagsrealität gewachsen sind und nie wieder Zuwendung erfahren haben. Für Kunden wird das üblicherweise dann sichtbar, wenn es um Reklamationen geht. Der ungünstigste Zeitpunkt zu dem etwas aus dem Ruder laufen kann. Schließlich ist die Stimmung des Kunden bereits angeschlagen, sonst würde ja keine Reklamation stattfinden. “Da muss ich mit Buchhaltung/Logistik/Shop-Team/… sprechen.”, ist in der Regel keine zufriedenstellende Antwort und bedeutet oftmals eine, für alle Beteiligten unzufriedenstellende, Abstimmungsschleife. Unverhofft sind auf einmal Personen in eine einfache Anfrage verwickelt, denen ursprünglich gar keine Rolle zugedacht war, schlimmstenfalls werden Dinge plötzlich kompliziert und für den Kunden spürbar. Mit jeder erneuten ähnlichen Anfrage schleift sich der Weg ein, bis er irgendwann zur Normalität wird. “Das haben wir immer schon so gemacht.”, ist irgendwann die Antwort darauf, wenn jemand die Sinnhaftigkeit dieser gewachsenen Abläufe hinterfragt.

Prüfung der Realitätstauglichkeit

Dieser Beitrag ist also durchaus ein Plädoyer dafür Prozesse bereits in der Planung auf Realitätstauglichkeit hin zu prüfen. Was im Flowchart plausibel aussieht, kann sich “an der Rampe” auf bestehende andere Arbeitsabläufe auswirken und so gar nicht mehr funktionieren. Wenn der Kopf im Schreibtischsessel nicht mitbekommt, dass die operativen Kräfte einen Workaround etablieren besteht die Gefahr, dass Unzufriedenheiten und Ineffizienzen ausgelöst werden. Offene zielorientierte Gespräche mit allen Beteiligten sollten in dem Zusammenhang ohnehin selbstverständlich sein.

Was sind also die Faktoren für einen guten Prozess und die Anpassung desselben?

Die Verantwortungen sind klar verteilt

“Eh klar!”, wird mir der eine oder andere Leser jetzt heftig nickend zustimmen. In der Regel ist relativ schnell klar, wer für welche Prozessschritte zuständig ist und solange alles sauber läuft gibt es auch keinen Diskussionsbedarf. Einfach ist es auch, wenn Prozessschritte an Dienstleister ausgelagert sind, mit denen ein Leistungsumfang definiert ist. Interessant wird es aber wenn verschiedene Abteilungen beteiligt sind und plötzlich eine Abweichung der Norm auftritt. Folge: Diskussionen. Besonders gern gesehen: nicht geklärte Urlaubsvertretungen, oder vergessene Übergaben beim Austausch von Personen innerhalb der Prozesskette.

Fokus auf das Wesentliche

Zwar ist es gut einen Notfallplan in der Tasche zu haben, gesunder Pragmatismus kann, aber an manchen Stellen nicht schaden. Schließlich ist es auch nicht Sinn der Sache ein komplexes Gebilde aufzubauen das niemand mehr durchblickt. Hier kommt die oft zitierte wertvolle Erfahrung ins Spiel.

Visualisieren und dokumentieren

Ordentliche Flow-Charts und Erklärungen von Prozessen sind die Grundlage dafür, dass ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten geschaffen werden kann. Außerdem sind sie ein wichtiges Schulungsinstrument

Ziele, Messbarkeit und Kontrolle

Arbeitsabläufe verfolgen ein Ziel. Dieses Ziel lässt sich hoffentlich auch messen. Mit Kennzahlen entlang der Prozesskette schaffen es Verantwortliche einen regelmäßigen Überblick zu erhalten und zu kontrollieren, ob die Dinge in den gewünschten Bahnen laufen.

Training und Schulung

Die Theorie ist die eine Sache, die Praxis entscheidet aber über Erfolg oder Misserfolg. Mit ordentlichenen Prozessdokumentationen, hinterlegten Zielen und festgelegten Kennzahlen liegt ein solider Grundstock für die Schulung der Prozessbeteiligten vor. Ein Faktor der definitiv im Fokus stehen sollte.

Optimierung und der Wille dazu Dinge anzupassen

Glücklicherweise lassen sich Prozesse auch anpassen und optimieren, selbst Ziele können sich ändern. Immer wieder eine Herausforderung für Unternehmen: es liegt großes Potential in der Bereitschaft Dinge auch zu verändern, wenn sie nicht mehr auf der Höhe der Zeit sind. Mit dem Willen zur zielorientierten Diskussion und dem gewonnenen Zahlenmaterial sollten vernunftbegabte Menschen, im Bedarfsfall aber genug Argumentationsgrundlage haben um Dinge in Bewegung zu setzen. Ein Appell an die Etablierung offener Unternehmenskulturen.

Daniel Friesenecker - FRIEDACONAutor

Daniel Friesenecker ist Blogger, Podcaster und Berater. Sein Projektbüro Friedacon Online Consulting begleitet Unternehmen im Projektmanagement, in der Strategieentwickung und der Konzeption von Social Media Marketing, E-Commerce und Online Kommunikaton.

Keyword

Keywords sind sogenannte Schlüsselwörter bzw. Texteinheiten, die aus einem Begriff, einer Zahl oder einer Kombination aus Zahlen, Zeichen und Begriffen […]

Keywords sind sogenannte Schlüsselwörter bzw. Texteinheiten, die aus einem Begriff, einer Zahl oder einer Kombination aus Zahlen, Zeichen und Begriffen bestehen. Keywords kommen in Texten selbst als Stichwörter vor oder werden mit diesen verschlagwortet.

Besondere Bedeutung haben Keywords im Online-Marketing im Suchmaschinen-Bereich, bei dem sie als Suchbegriffe Informationen, also die zugehörigen Webseiten, liefern. Dabei ist es wichtig, dass die Keyworddichte einer Webseite im Zuge der Suchmaschinenoptimierung so angepasst wird, dass eine hohe Platzierung auf den Ergebnisseiten der Suchmaschine erfolgt. Um diese zu erreichen, sollten die Keywords so gewählt werden, wie sie die meisten Suchenden eingeben würden, wobei zahlreiche Faktoren die Ergebnisse beeinflussen können wie etwa solche der Sprachverwendung (englischer oder deutscher Begriff?) oder der Schreibweise (Online-Shop vs. Onlineshop). Außerdem gilt: Je spezifischer ein Keyword in der Suchanfrage ist, desto spezifischer wird auch das Suchergebnis sein.

Um die Keywords richtig zu wählen, können Keyword-Datenbanken zu Rate gezogen werden. In diesen sind Suchbegriffe versammelt, die tatsächlich in Suchmaschinen eingegeben werden, und man bekommt Informationen bezüglich Kombinationen und Häufigkeit der Keywords.

Keywords werden auch in der Computerprogrammierung verwendet, in der sie das Vokabular der Programmiersprachen darstellen. Hier bekommt ein Wort durch die Definition der verwendeten Programmiersprache eine ganz spezifische Bedeutung.

Performance Optimierung = Erfolg

Ist jedem Mitarbeiter im Unternehmen – von der IT über die Buchhaltung bis hin zum Marketing – bewusst, dass optimierte […]

Ist jedem Mitarbeiter im Unternehmen – von der IT über die Buchhaltung bis hin zum Marketing – bewusst, dass optimierte Prozesse (Performance Optimierung) für alle Beteiligten eine Win-Win Situation sind? Dieses Mindset für alle Abteilungen zu schaffen ist auch in Zeiten des Web 2.0 nicht immer einfach.

Optimierung ist vielfältig

Optimierte Prozesse im eCommerceViele Online Shops in Österreich optimieren besonders im SEO / SEA Bereich und verwenden den größten Teil ihres Budgets für genau solche Optimierungsprozesse. Unter anderem zählt die Ladezeit einer Website oder eines Online Shops zu den wichtigsten Kriterien. Bereits eine Ladezeit von drei Sekunden ist für viele User kritisch aber für Google & Co. ein eindeutiger Knock-out Faktor. Dieser Bug steht im Gegensatz zu der These, dass in Zeiten der Digitalisierung mehr Services und Produkte online verkauft werden müssen. Stichwort Automatisierung & Kostenfaktoren. Dementsprechend versuchen mehr Online Händler aber auch Dienstleister und Agenturen ihre Geschäftsmodelle im Online-Bereich kreativ und herausragend zu gestalten – diese Kreativität geht leider sehr oft mit dem Nachteil der Optimierung einher.

Wir müssen an dieser Stelle nicht betonen, dass der meiste Traffic über Smartphones generiert wird und Kunden besonders auf diesen Faktor achten. Internet Riesen haben es bereits vorgemacht, leider zum Nachteil der Kleinen. Sie müssen nämlich nachziehen und zwar in der selben Geschwindigkeit, wie es die großen Marktplätze oder Brands auch tun. Besonders haben es kleine und mittelständische Unternehmen schwierig, wenn es um zielführende Beratung im eCommerce geht. Optimierte Prozesse sind nämlich nicht „von der Stange“ zu bekommen, sondern müssen individuell angepasst werden.

Optimierte Prozesse steigern Umsatz

Online-Käufer scheuen niemals vor einem Vergleich. Besonders geht es hier um die Gegenüberstellung von Angeboten und Preisen der Händler (entweder direkt im Online Shop oder auf Marktplätzen). Im Endeffekt entscheidet das Einkaufserlebnis in Verbindung mit dem optimalen Preis. Ist das nicht gegeben, ist es höchste Zeit, Prozesse und Eigenschaften bzw. Features im Shop zu optimieren. Die kurze Ladezeit (zum Beispiel) ist der Qualität des Online Angebotes vorgelagert. Ohne einem einwandfrei funktionierenden oder optimierten Shop, bleibt das Erlebnis meist aus. Man muss dazu sagen, dass die meisten Probleme der Performance im Front End liegen. Diese können zu große Website Elemente sein – Bilder, CSS, Elemente von Dritten oder Java-Script sind Verursacher potenzieller Fehlerquellen.

Wenn eine Seite länger als 3 Sekunden lädt, brechen 40 Prozent aller Websitebesucher / Shop-Kunden ab. 80% dieser kommen nicht mehr wieder sondern suchen Seiten von Mitbewerbern auf. Amazon hat herausgefunden, dass eine Ladezeit, die um 100 Millisekunden langsamer ist, einen Umsatzverlust von 1% ausmacht. Für den Online Riesen schlägt diese Zahl ordentlich zu Buche – mehrere Hundert Millionen Euro im Jahr Umsatzverlust.

Performance Optimierung durch SEO

Wie bereits anfangs erwähnt, beeinflusst die Ladezeit auch das Ranking in Suchmaschinen. Der Google-Lagerank Algorithmus ist hierbei wohl der wichtigste. Auch Inhalte im Shop oder auf der Website sind ein ausschlaggebendes Kriterium für ein gutes Ranking. SEM / SEO / SEA verlangen sehr viel Budget, jedoch sollte man andere (ebenfalls wichtige) Faktoren nicht vernachlässigen. Die technischen Komponenten, als auch die Inhalte und nicht zuletzt das Nutzer-Erlebnis schnüren ein Paket, welches optimierte Prozesse benötigt – und dies laufend. Auf lange Sicht gesehen nutzen die besten SEM und SEA Optimierungen nichts, wenn die Ladezeit darunter leidet bzw. die Inhalte auf der Website nicht optimiert sind.